Møre og Romsdal 110-Sentral KFs personvernerklæring

Skrevet .

Møre og Romsdal 110-Sentral KFs personvernerklæring

Personopplysninger er opplysninger som kan identifisere deg som person. Det kan være navn og kontaktopplysninger, men også mye annen informasjon som kan knyttes til deg mer indirekte. For Møre og Romsdal 110-Sentral KF er det viktig at du vet hva slags personopplysninger vi behandler, slik at du kan ivareta dine rettigheter etter personvernlovgivningen.

1. Innledning

Behandlingsansvar
Møre og Romsdal 110-Sentral KF er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger der vi selv bestemmer formålet med behandlingen av opplysningene og de virkemidlene vi benytter til dette. I denne personvernerklæringen kan du lese mer om behandlingene Møre og Romsdal 110-Sentral KF er behandlingsansvarlig for.
Kontakt Møre og Romsdal 110-Sentral KFs eget personvernombud.
Møre og Romsdal 110-Sentral KF har utnevnt et eget personvernombud som du kan kontakte dersom du har spørsmål til hvordan Møre og Romsdal 110-Sentral KF behandler personopplysninger om deg, eller du trenger hjelp til å utøve dine rettigheter. Personvernombudet har taushetsplikt.

Mer informasjon om, og kontaktopplysninger til personvernombudet

2. Når samler Møre og Romsdal 110-Sentral KF inn personopplysninger

Vi behandler i hovedsak opplysninger om deg i følgende tilfeller:

• Du har sendt oss en henvendelse
• Når du har søkt jobb hos oss
• Du er bruker av våre tjenester
• Du ringer enten på service telefonen eller det lovpålagte nødnummeret 110
• Du har bedt om innsyn etter offentlighetsloven
• Du er registrert som kontaktperson på et objekt som har direktevarsling til oss
• Du gjennom vedtak mottar en av våre tjenester
• Du er registrert som kontaktperson på en trygghetsalarm
• Du er registrert som kontaktperson på et av våre digitale skjemaer

Vi kan også motta opplysninger om deg fra andre i følgende tilfeller:

• En klage, tips som inneholder opplysninger om deg
• Vi mottar opplysninger om deg fra et annet myndighetsorgan
• En jobbsøker har angitt deg som referanse
• Du besøker våre hjemmesider

3. Besøk på våre nettsider

Informasjonskapsler (cookies)
Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Noen av informasjonskapslene er nødvendige for at ulike tjenester på nettsiden vår skal fungere.

Webanalyse
Når du bruker våre tjenester eller er inne på våre nettsider, lagres informasjonskapsler og annen data som senere kan leses av oss.
Gjennom analyse av din atferd kan det utledes automatisk kategorisering av deg som bruker på nettsiden.
Vi kan motta opplysninger om deg hvis du bruker noen av de andre tjenestene vi tilbyr på dette nettstedet. Vi samarbeider også med tredjeparter (f.eks. forretningspartnere, leverandører av tekniske tjenester, betalingstjenester og leveringstjenester, reklamenettverk, analyseselskaper, søkemotorer og kredittopplysningsbyråer) og kan motta opplysninger om deg fra disse. Dette inkluderer også opplysninger som er offentlig tilgjengelige.

Hva slags opplysninger samler vi inn?
For å kunne levere så gode tjenester som mulig er vi avhengige av å samle inn ulike typeinformasjon, inkludert personopplysninger om deg. Under følger en oversikt over hvordan vi typisk samler inn personopplysningene og hvilke opplysninger dette typisk er. Vi samler ikke inn sensitiv informasjon.

Opplysninger du selv gir til oss
Når du registrerer deg på vår nettside, må du oppgi en del informasjon som lagres av oss, slik som navn, e-postadresse og mobilnummer. Vi vil også lagre opplysninger når du kontakter oss senere. Informasjonen du oppgir kan også berikes ved hjelp av oppslagstjenester eller sosiale medier du gir oss tilgang til.

Opplysninger vi får gjennom bruk av tjenestene våre
Når du bruker våre tjenester, registrerer vi informasjon om hvilke tjenester du bruker og hvordan du bruker dem.

Vi samler blant annet informasjon om:

Din enhet og din internett-tilkobling
Vi kan registrere informasjon om enheten du benytter, for eksempel produsent av mobil/PC, operativsystem og nettleser. Vi kan også samle informasjon om tilkoblingen til våre tjenester, som IP-adresser, nettverks-id, informasjonskapsler og unike identifikasjonsfiler

• Bruk av tjeneste eller kjøp
Vi registrerer informasjon om din bruk av tjenestene, som hvilke sider du er inne på, når du er inne på sidene samt hvilke funksjoner du har brukt på sidene.

Opplysninger vi får fra andre kilder

Informasjonskapsler og annet innhold som lagres lokalt
Når du bruker våre tjenester eller er inne på våre nettsider, lagres informasjonskapsler og annen data som senere kan leses av oss.

Statistikk fra webserver

Vi bruker personopplysninger til følgende formål:
• For å levere og forbedre tjenestene våre
Vi bruker personopplysninger for å levere tjenestene våre til deg. For eksempel trenger vi personopplysninger for at du skal kunne logge inn på våre sider og om relevant, for å kunne betale for tjenester. Vi bruker også personopplysninger for å sikre en best mulig brukeropplevelse for deg, blant annet ved å tilpasse visningen av innholdet til din skjerm/enhet og å sørge for raskest mulig lasting av sidene.

For å utarbeide statistikk og forstå markedstrender
Vi utarbeider statistikk og kartlegger brukstrender. Dette gjør vi for å kunne forbedre og videreutvikle produkttilbudene og tjenestene våre. Så langt det er praktisk mulig forsøker vi å gjøre dette med anonyme opplysninger, uten at vi vet at informasjonen er knyttet spesifikt til deg.

For å forhindre misbruk av tjenestene våre
Vi bruker personopplysninger for å forhindre misbruk av tjenestene våre. Misbruk kan være forsøk på å logge på andres kontoer, forsøk på svindel, “spamming”, hets, sjikane og andre handlinger som er forbudt etter norsk lov.

Behandlingsgrunnlaget for generering av anonym statistikk er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å forbedre og videreutvikle informasjon på våre nettsider.

4. Saksbehandling og henvendelser

Når sentralen mottar nye bestillinger, endringer eller oppsigelser av automatisk brannalarmanlegg som har/skal ha direktevarling mot oss, behandler vi personopplysninger.
Disse henvendelsene mottar vi fra AddSecure og direkte fra objekt-eier.
Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av våre tjenester.

Når sentralen mottar nye innmeldinger, endringer og utmeldinger av trygghetsalarmer fra tjenestekontoret i de ulike kommunene, behandler vi både sensitiv og ikke-sensitive opplysninger. Samtykke og retten til å trekke samtykket tilbake blir innhentet av tjenestekontoret på vegne av kommunene. Møre og Romsdal 110-Sentral KF står kun for den tekniske utførelsen. Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a.
Dersom henvendendelsen inneholder eller saksbehandlingen avdekker særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernfordringen artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Dersom formålet med behandlingen er helserelatert artikkel 9 nr. 1 bokstav h

Arkivering/journalføring
Som et kommunalt foretak, har Møre og Romsdal 110-Sentral KF en plikt til å føre postjournal etter offentlighetsloven § 10. All korrespondanse i forbindelse med saksbehandling blir journalført. Hovedregelen etter offentlighetsloven § 3 er at forvaltningsorganers saksdokumenter, journaler og liknende registre er offentlig tilgjengelige. Det betyr at alle kan gjøre seg kjent med blant annet innholdet i den korrespondansen vi har journalført. Dette med mindre at dokumentene skal unntas offentlighet, for eksempel på grunn av taushetsplikt.

Ålesund kommune anvender WebSak Fokus, som er en åpen og offentlig søketjeneste der alle kan søke og bestille innsyn i brev og dokumenter. Som hovedregel har partene i en sak innsynsrett i sakens dokumenter etter forvaltningsloven § 18.

Etter arkivloven § 6 har Møre og Romsdal 110-Sentral KF, som et offentlig organ, arkivplikt. Det innebærer bl.a. at saksdokumenter lagres i et arkiv på ubestemt tid. Alle dokumenter som er journalført overføres til Arkivverket i tråd med arkivloven § 10 etter en gitt tid.

Disse behandlingene har behandlingsgrunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e. Der det er snakk om særlige kategorier personopplysninger er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g.

Telefon
Service telefon
Når du ringer oss på vårt servicenummer 70 11 99 99, vil vi lagre ditt telefonnummer og tidspunkt for samtalen.
Vi vil også føre statistikk over hvilke temaer vi mottar på servicelinjen vår.

Loggen lagres for å kunne følge opp telefonsamtaler ved behov, for eksempel for å ringe opp personer som har kontaktet oss for å gi presiseringer eller be om mer informasjon. Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen av personopplysninger er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern.

Nødanrop
Når du ringer oss på nødnummer 110, vil ditt telefonnummer bli lagret sammen med opplysninger om når du ringte og hvor lenge samtalen varte. Det blir også gjort lydopptak av telefonsamtalen. All denne informasjonen blir loggført i våre systemer. Loggen lagres i ett år.

Innringer vil ikke bli informert om at samtalen blir tatt opp.
Viser til datatilsynets uttalelse av samtaler til nødnummer:
«Når man ringer til et nødnummer, er det normalt sterke behov for å dokumentere samtalen. Informasjonen som kommer frem av samtalen kan være svært viktig, for eksempel som bevis* eller med tanke på forsvarlig oppfølging av hendelsen og arbeidet til nødetatene. Datatilsynet anser derfor at opptak her vil være lovlig.

Nødetatene bør gi informasjon om lydopptak på sine nettsider og/eller på andre egnede måter for å være gjennomsiktig. Men tatt i betraktning de spesielle omstendighetene ved en nødsamtale hvor tid kan være kritisk, vil det ikke være nødvendig å gi informasjon på telefonen først». https://www.datatilsynet.no/personvern-pa-ulike-omrader/overvaking-og-sporing/lydopptak/lydopptak-i-forskjellige-situasjoner/
* Lydlogger som antas å ha betydning som bevis kan retten pålegge besitteren å utlevere såfremt han plikter å vitne i saken. Reglene i § 137 og domstolsloven § 206 gjelder tilsvarende.

Vi bruker tredjepartsystemer som henter ut posisjonen fra posisjoneringstjenesten i mobiltelefonen, og/eller hvilke mobiltårn du er nærmest. Disse systemene heter Advanced Mobile Location (AML) og Nasjonal Referansedatabase AS (NRDB).
NRDB drifter nummerportabilitet i det norske telemarkedet, og dekker hvilke operatører et telefonnummer til enhver tid er tilknyttet. Tjenestene knyttet til porteringen av telefonnummer når man flytter med seg nummer til ny operatør, utføres av NRDB. Telebransjen har derfor laget en løsning som videreformidler mobil posisjon og geografisk adresseinformasjon fra teleoperatørene til nødetater, og denne tjenesten driftes gjennom Nasjonal Referansedatabase
I henhold til ekomloven § 2-6 er teleoperatørene forpliktet til å ha et system som sikrer at «nødvendige opplysninger for geografisk lokalisering av nødanrop overføres for alle anrop til nødetatene». Dette gjelder også eCall. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat som journalføres etter samtalen j.fr § 10 i Offentlighetsloven.

E-post/brevpost
Vi benytter e-post/brevpost for å utføre våre arbeidsoppgaver. E-post vi har mottatt skal slettes når de ikke lenger er nødvendige for vår daglige oppgaveløsing. I praksis innebærer dette at slik e-post vanligvis ikke skal lagres lenger enn ett år.
Vi ber om at særlige kategorier personopplysninger ikke sendes ukryptert per e-post.

Brevpost vi har mottatt blir arkivert i vårt arkivsystem dersom det foreligger formål for lagring. Det opprinnelige brevet blir deretter makulert.
Behandlingsgrunnlaget vårt for behandling av personopplysninger i e-poster/brevpost er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av offentlig myndighet. Dersom din henvendelse inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav h.
Vi skanner all inn og utgående e-post for virus og skadevare for å sikre integriteten, konfidensialiteten og tilgjengeligheten i våre systemer som behandler personopplysninger.
Behandlingsgrunnlaget for skanningen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c. Møre og Romsdal 110-Sentral KF har en rettslig plikt til å sikre informasjonssikkerhet etter personvernforordningen artikkel 5 nr. 1 bokstav f og 32. Etter en konkret risikovurdering har vi kommet frem til at dette tiltaket er nødvendig for at Møre og Romsdal 110-Sentral KF skal oppfylle denne plikten. Vi har samtidig vurdert at behandlingen av personopplysninger ikke går ut over det som er nødvendig for å oppfylle plikten.

5. Andre behandlinger av personopplysninger

Dersom du søker jobb hos Møre og Romsdal 110-sentral KF, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir til oss gjennom dokumentene du sender oss, blant annet søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til eventuelle intervju, kan Møre og Romsdal 110-Sentral KF også gjennomføre egne undersøkelser, typisk samtaler med jobbsøkerens referanser.

Møre og Romsdal 110-Sentral KF bruker jobbsøkeportalen Webcruiter til å administrere innsendte søknader på våre ledige stillinger.

For å vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Denne bestemmelsen tillater oss å behandle personopplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers anmodning før en avtale inngås. Ved å søke på stillingen og laste opp dokumenter anser vi at jobbsøkeren ber oss vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser med sikte på å inngå en arbeidsavtale.

Dersom vi gjør egne undersøkelser ut over dette, for eksempel å kontakte noen som har utstedt en attest, men som ikke er oppgitt som referanse, er behandlingsgrunnlaget for slike undersøkelser personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigete interessen er å finne rett kandidat til stillingen.

Stillingssøknader oppbevares i Webcruiter sitt jobbsøkersystem. Generelle søknader slettes innen 210 dager og søknader med status ansatt eller intervju slettes innen 300 dager. Søkerlister og innstillinger, samt stillingssøknader, overføres til saks- og arkivsystemet vårt, og oppbevares i tråd med arkivlovgivningen (se ovenfor om arkiv- og offentlighetslovgivning).

Kameraovervåkning
110-sentralen er lokalisert på politihuset i Nedre Strandgate 50. Politihuset har kameraovervåkning, som driftes av politiet. All kameraovervåkning blir tatt opp.
Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigede interessen er å sikre tilgangen til Møre og Romsdal 110-Sentral KFs lokaler og politiets lokaler.

6. Dine rettigheter

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende oss e-post til eller brev til:

Møre og Romsdal 110-Sentral KF
Nedre Strandgate 50
6005 Ålesund

Du kan også kontakte vårt personvernombud.

Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen én måned.

Innsyn i egne opplysninger
Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg. For å få utlevert opplysninger om deg, er det krav til å legitimere seg. Fristen innsyn er 30 dager.
Les mer om retten til innsyn

Korrigering av personopplysninger
Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.
Les mer om retten til å rette eller supplere opplysninger

Sletting av personopplysninger
I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv.
Les mer om retten til sletting

Begrensning av behandling av personopplysninger
I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.
Les mer om retten til begrensning

Protestere mot en behandling av personopplysninger
Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.
Les mer om retten til å protestere

Dataportabilitet
Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.
Les mer om retten til dataportabilitet

Du kan klage på vår behandling av personopplysninger
Ta kontakt med oss dersom du vil klage på behandlingen av dine personopplysninger hos oss.

Dersom din henvendelse ikke blir behandlet tilfredsstillende hos oss, kan du ta saken videre med datatilsynet.